Resumen
Tu negocio de un vistazo
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Ocupación de talleres
Plazas vendidas vs ofertadas en los próximos talleres — para saber cuáles llenar y cuáles empujar
Pulsa «Calcular ocupación» para analizar los talleres publicados. Puede tardar unos segundos.
Calendario
Selecciona días, horarios y genera la propuesta
🎉 Nuevo evento privado
Estos eventos se muestran en la web para dar visibilidad (marketing) y bloquean la fecha en el calendario. No muestran precio.
Propuesta generada
Revisa, ajusta y decide qué se publica
| Fecha | Hora | Preview | Lugar | Cuadro | Tipo | Plazas | Dur. | Modo | Precio | Acción |
|---|
Editor
Ajustes permitidos sobre la fila seleccionada
Cuadros
Catálogo y gestión de copy canónico
Añadir o editar cuadro
La descripción se previsualiza sola. Solo confirma si la quieres guardar cambiada.
Talleres
Gestión de sesiones, plazas y profesores
| Fecha | Preview | Lugar | Cuadro | Tipo | Plazas | Profesor | Estado DB | Estado Woo | WooID | Acción |
|---|
Detalle del taller
Profesores
Equipo docente y agenda de sesiones
Selecciona un profesor para ver su agenda, o crea uno nuevo.
Nuevo profesor
Stock de materiales
Inventario, compras, recuentos, consumo de los talleres y roturas
Previsión de compras
Existencias menos lo que gastarán los talleres ya reservados
Coste estimado por taller
Lo que cuesta el material por persona en cada tipo de taller. Ajusta el consumo por persona para afinar el beneficio limpio en Finanzas. Si dos opciones son alternativas (ej. Lienzo o Tote Bag), ponles la misma "Variación" para que se muestren aparte y no se sumen entre sí.
Registrar entrada de stock
Recuento de inventario
Añadir material
Historial de movimientos
Rentabilidad por taller
Lo que deja cada taller después de sus costes directos, y el resultado tras los gastos generales
| Taller | Pers. | Ingresos s/IVA | Material | Roturas | Amortiz. | Profesor | Sala | Extras | Margen | €/hora |
|---|
≈ = taller sin cerrar: el material es una estimación con las reglas de consumo; al cerrarlo pasa a ser el gasto real. Material y roturas usan el coste de cada movimiento (el de la compra de entonces). Profesor = (duración + 1 h) × tarifa, congelada al cerrar. Sala = gasto condicionado del día repartido entre los talleres de ese local. Los extras (desplazamiento, decoración...) se apuntan en el detalle del taller. 🎁 = parte pagada con tarjeta regalo: cuenta como ingreso del taller (el dinero entró al vender la tarjeta).
Presupuestos
Crea, descarga y envía presupuestos con la marca de la empresa
Conceptos
Email & Plantillas
Emails con la marca, plantillas reutilizables y envíos a tus clientes
Variables: {{nombre}} {{taller}} {{fecha}} {{hora}} {{lugar}}
Variables — marketing/recordatorio: {{nombre}} {{taller}} {{fecha}} {{hora}} {{lugar}}. Categoría "Tarjeta regalo" (se envía sola al pagarse una tarjeta): {{code}} {{amount}} {{customerName}} {{expiresAt}} {{orderId}} {{letter}} {{dedication}}. Categoría "Fotos del taller" (se envía sola los martes): {{nombre}} {{taller}} {{fecha}} {{fecha_corta}} {{lugar}} {{enlace_fotos}} {{enlace_resena}}
📋 Elegir destinatarios de clientes
Panel financiero
Ingresos, reservas y asistentes — con comparación de periodos y filtros
📈 Por mes
📅 Por día de la semana
🕓 Por franja horaria
📍 Por lugar
🎨 Por tipo
🏆 Cuadros más vendidos
Rentabilidad
De dónde sale cada euro que entra y cada euro que sale — mes a mes o semana a semana
| Periodo | Ingresos (s/IVA) | Reservas | Profesores | Materiales | Fijos | Condicionados | Total costes | Beneficio |
|---|
🔮 = periodo futuro: los costes fijos/condicionados ya están comprometidos (talleres programados), pero aún no ha entrado (o no ha terminado de entrar) el ingreso — no es una pérdida "ya ocurrida", es una proyección con lo reservado hasta ahora. Pulsa una fila para ver el detalle de cada coste.
💼 Gastos generales
Fijos = se cuentan cada mes (alquiler, luz, gestoría, autónomo...). Condicionados = solo los días con taller en ese lugar (ej. sala de Benicàssim). Cambiar un importe no reescribe el pasado: los meses anteriores siguen con el importe que tenían. Eliminar = deja de aplicarse desde hoy.
En el periodo seleccionado
Clientes
Base de clientes a partir de las ventas y formularios
Selecciona un cliente para ver su ficha e historial.
—
🛒 Historial de reservas
Tarjetas regalo
Se emiten y envían solas al pagarse "TARJETA REGALO" en la tienda — código único + cupón de un solo uso + email al comprador
| Código | Pedido | Importe | Comprador | Emitida | Caduca | Estado | Acción |
|---|
Solicitudes de eventos privados
Peticiones recibidas desde el formulario público
Selecciona una solicitud para ver los detalles y gestionarla.
—
🔒 Datos internos (no se envían al calendario)
Añadir a la agenda / calendario
El precio y las notas internas nunca se incluyen en el evento del calendario.
Configuración
Calendarios, integraciones y enlaces
🏢 Datos de empresa (para presupuestos y facturas)
✉️ Email · envío de correos (fotos, avisos, presupuestos)
Usa una Contraseña de aplicación de tu Gmail (Seguridad → Verificación en 2 pasos → Contraseñas de aplicaciones). No es tu contraseña normal.
Estado—
🔑 Mi cuenta
Usuario—
Rol—
👥 Usuarios (solo admin)
Crear usuario
Ayuda y guía de uso
Cómo funciona cada parte del sistema, paso a paso
🎨 Crear y publicar un taller
- Calendario: elige el mes, marca los días (o los días de la semana) y escribe las horas (ej.
18:00, 19:00). Pulsa Generar propuesta. - Propuesta: revisa la tabla. Puedes cambiar cuadro, tipo, plazas o regenerar una fila. Marca/desmarca las que quieras publicar.
- Editor: ajusta título, plazas, precio, descripción o imagen de un taller concreto.
- Pulsa Publicar seleccionados: se crean los productos en WooCommerce y los eventos en Google Calendar automáticamente.
- En Talleres verás el estado real. Usa Validar con Woo para comprobar que todo está sincronizado.
💰 Rentabilidad por taller y gastos
- Números → Por taller: cada taller con sus ingresos (sin IVA) y sus costes: material, roturas, amortización de reutilizables, profesor, sala y extras. Abajo, el resultado después de los gastos generales.
- ≈ = taller sin cerrar: el material es una estimación. Al cerrarlo pasa a ser lo gastado de verdad, al precio de la compra de entonces.
- 🎁 Tarjetas regalo: si alguien paga con tarjeta regalo, ese importe cuenta como ingreso del taller (el dinero entró al vender la tarjeta). Los descuentos normales sí restan.
- Reutilizables (caballetes, pinceles): en Stock ponles la vida útil en usos; su coste se reparte entre los talleres. No se descuentan al cerrar, solo si se rompen.
- Extras de un taller (desplazamiento, decoración…): en Talleres → detalle → Extras de este taller.
- Gastos generales (Números → Por mes): si cambias un importe, se aplica desde hoy y los meses anteriores conservan el anterior. Eliminar = deja de aplicarse desde hoy.
📦 Stock, cierre de talleres y profesor
- Empieza con un recuento: en Stock, pulsa 📋 Recuento en cada material y escribe lo que hay de verdad. El sistema anota la diferencia.
- Compras: + Compra suma existencias. Si pones el coste por unidad, queda guardado el precio real de esa compra.
- Qué gasta cada taller: en "Coste estimado por taller" define el consumo por persona. Si una opción depende del soporte (Lienzo o Tote Bag), ponle esa variación.
- Asigna el profesor a cada taller (Talleres → detalle). Solo así le aparece en su móvil.
- El profesor entra en el móvil con su usuario: ve sus talleres, quién viene y el material a preparar. Al terminar pone cuántos vinieron, corrige el material y apunta roturas. También puede apuntar roturas o pérdidas sueltas.
- Cada cierre y cada rotura queda en el historial de movimientos (quién, cuándo, en qué taller). Un taller solo se puede cerrar una vez.
- Previsión de compras: compara lo que hay con lo que van a gastar los talleres ya reservados y te dice qué falta y desde cuándo.
- Si un material sale en negativo, se ha gastado más de lo registrado: haz un recuento.
- Para crear el usuario del profesor: Configuración → Usuarios, rol Profesor y elige su ficha.
💾 Borradores (no se pierde nada)
Todo lo que preparas en Calendario/Propuesta se guarda solo como borrador en la base de datos. Puedes cerrar sesión y al volver sigue ahí. Para guardar manualmente, usa Guardar borrador.
📝 Formularios de eventos privados
- Comparte el enlace público
/formulariocon el cliente (lo tienes en Configuración, con botón de copiar). - Paso 1 (Reserva): el cliente envía sus datos y la captura del Bizum del 40%.
- Paso 2 (Detalles): días antes, el cliente entra con su teléfono y se autorrellenan sus datos; completa sesión, cuadro, bebidas y captura del 60%.
- Todo llega a la pestaña Solicitudes. El teléfono une ambos formularios.
- Desde la solicitud, pulsa Añadir a la agenda para crear el taller privado y su evento de calendario. El precio y las notas internas nunca se envían al calendario.
📅 Calendarios (Google Calendar)
- El sistema usa una cuenta de servicio de Google que escribe en el calendario “Eventos Vino Dali Auto”.
- Al publicar un taller o convertir una solicitud, el evento se crea solo.
- Para asignar un profesor: abre el taller en Talleres → selecciona el profesor → Asignar. Se añade como invitado al evento.
- Para cambiar el calendario de destino: en el servidor, variable
GOOGLE_CALENDAR_ID, y comparte ese calendario con el email de la cuenta de servicio dándole permiso de edición. - Comprueba la conexión en Configuración → Probar conexión.
👩🏫 Profesores y horas
- En Profesores crea cada profesor con su tarifa por hora.
- Asígnalos a los talleres desde la pestaña Talleres.
- En la ficha del profesor, filtra por período y verás horas realizadas y el importe a liquidar (horas × tarifa) calculado automáticamente.
📦 Stock de materiales
- En Stock tienes el inventario (lienzos, tote bags...). Registra entradas con + Entrada.
- Al marcar un taller como Completado, se descuenta el material según los asistentes.
- Las tarjetas avisan en color cuando el stock está bajo.
👥 Usuarios y contraseñas
- En Configuración → Usuarios (solo admin) puedes crear cuentas para quien hace la ingesta de datos.
- Si alguien olvida su contraseña, el admin pulsa Resetear y le da una nueva temporal.
- Cada usuario puede cambiar su propia contraseña en Configuración → Mi cuenta.
- Roles: Editor (gestiona todo el contenido) y Administrador (además gestiona usuarios).
🛒 WooCommerce
- La publicación y validación de talleres van directas a la API de WooCommerce (sin intermediarios).
- Las ventas online actualizan las plazas automáticamente vía webhook; las cancelaciones/devoluciones liberan plaza.
- Comprueba la conexión en Configuración → WooCommerce → Probar conexión.
🆘 Si algo no funciona
- Ve a Sistema y pulsa Comprobar ahora: te dice si la base de datos y WooCommerce responden.
- En Configuración prueba las conexiones de Calendar y Woo.
- La base de datos se respalda automáticamente cada día a las 03:00.
Estado del sistema
Chequeo de servicios y conectividad
Red de seguridad del calendario
Revisa cada hora que todo taller con reservas tenga su evento en Google Calendar, y recrea el que falte
Conciliar pedidos y plazas con WooCommerce
Compara cada pedido con WooCommerce y cuadra las plazas de cada taller. "Revisar" no cambia nada.